China Sourcing Checklist: 30 Stappen van Idee tot Levering

TL;DR: Inkoop uit China bestaat uit 30 belangrijke stappen verdeeld over 6 fasen: Onderzoek, Leveranciersselectie, Staalname, Productie, Kwaliteitscontrole en Verzending. Gebruik deze checklist om te voorkomen dat je kritieke stappen mist.

Fase 1: Onderzoek & Planning (Stappen 1–5)

1. Definieer productspecificaties (materialen, afmetingen, functies, toleranties)
2. Onderzoek HS-code en invoerrechtentarief voor je doelmarkt
3. Bereken de volledige landed cost (product + vracht + rechten + toeslagen)
4. Bepaal certificeringsvereisten (CE, FCC, UL, CPSIA, enz.)
5. Stel een budget, planning en doelhoeveelheidsniveaus vast

Fase 2: Leveranciersselectie (Stappen 6–12)

6. Verstuur een RFQ naar 5–10 potentiële leveranciers
7. Vergelijk offertes op stukprijs, MOQ, levertijd en betalingsvoorwaarden
8. Controleer leveranciersreferenties (handelsvergunning, exportvergunning)
9. Controleer of de leverancier een fabriek of handelsonderneming is
10. Vraag en controleer referenties van bestaande klanten
11. Onderteken een NNN-overeenkomst voordat je gedetailleerde ontwerpen deelt
12. Selecteer 2–3 finalisten voor staalname

Fase 3: Staalname (Stappen 13–17)

13. Vraag stalen aan bij de geselecteerde leveranciersfinalisten
14. Test stalen op functie, kwaliteit en naleving van vereisten
15. Vergelijk stalen met je eigen specificaties
16. Vraag aanpassingen aan indien nodig (iteratieve staalname)
17. Keur het eindstaal goed en maak een verzegeld referentiestaal aan

Fase 4: Productie (Stappen 18–22)

18. Onderhandel over de uiteindelijke prijzen en betalingsvoorwaarden
19. Onderteken een productiecontract met boeteclausules
20. Betaal de aanbetaling (meestal 30%)
21. Houd de productievoortgang bij via regelmatige updates
22. Voer een during-productie inspectie (DUPRO) uit bij 20–40% voltooiing

Fase 5: Kwaliteitscontrole (Stappen 23–26)

23. Voer een pre-shipment inspectie (PSI) uit met behulp van AQL staalname
24. Vergelijk productie-eenheden met het goedgekeurde referentiestaal
25. Test de integriteit van de verpakking en de nauwkeurigheid van de etikettering
26. Keur de verzending goed of vraag herwerking aan voor afgekeurde eenheden

Fase 6: Verzending & Levering (Stappen 27–30)

27. Betaal het restbedrag (70%) na goedkeuring van de pre-shipment inspectie
28. Coördineer de verzending (FCL/LCL/lucht) met je expediteur
29. Maak douanedocumentatie klaar (commerciële factuur, paklijst, B/L)
30. Doe de inklaring, betaal rechten en ontvang de levering in je magazijn

Pro-tips

• Houd een verzegeld referentiestaal op je eigen locatie en bij de fabriek
• Documenteer alles schriftelijk (e-mail/WeChat) – mondelinge afspraken zijn moeilijk af te dwingen
• Bouw een langetermijnrelatie op met 2–3 betrouwbare leveranciers in plaats van constant te wisselen
• Gebruik een sourcing agent voor je eerste bestelling – de leercurve is steil en fouten zijn duur